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SETTORE AFFARI GENERALI
Ufficio Legale
- cura l’attività contenziosa e non contenziosa della Società;
- fornisce supporto e consulenza legale nelle materie di competenza dei vari Settori;
- cura l’attuazione della normativa in materia di Privacy;
- cura l’attività di aggiornamento sulla normativa nelle materie di interesse della Società.
Ufficio Relazioni esterne e comunicazione
- cura e sovraintende l'attività di segreteria della Presidenza e degli Amministratori;
- cura il protocollo generale;
- cura la comunicazione interna ed esterna, istituzionale e non, ivi compresa la rendicontazione sociale dell'attività svolta;
- gestisce e coordina i Settori aziendali nella pianificazione della formazione ed addestramento delle risorse umane;
- supporta le attività del Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza nonché dell’Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231/01.
Ufficio Locazioni e cessioni
- cura e gestisce l'iter per la stipulazione dei contratti di locazione, garantendo le attività connesse e conseguenti nella gestione del rapporto locativo;
- gestisce le procedure ad evidenza pubblica per la messa a reddito del patrimonio non abitativo, del patrimonio abitativo a canone concordato/moderato e per la razionalizzazione/dismissione del patrimonio della Società;
- cura i contratti di comodato;
- cura l’iter relativo alle azioni di rilascio degli alloggi a seguito di provvedimento di revoca adottato dall’ente territoriale competente con il supporto operativo del Settore gestione casa e immobiliare;
- cura l’iter relativo alle attività connesse al cambio alloggio.
Ufficio approvvigionamenti e supporto amministrativi
- cura, nel rispetto delle direttive impartite dalla Provincia per quanto attiene alle competenze di APAC, le procedure di scelta del contraente per servizi e forniture di competenza del Settore ed i relativi adempimenti connessi alla trasmissione dei dati all’ANAC;
- supporta tutti i settori per le procedure relative a lavori, acquisti ed approvvigionamenti di beni e servizi che non sono di competenza dell’APAC;
- cura la raccolta e la trasmissione all’Agenzia delle Entrate dei dati relativi all’ “Anagrafe Tributaria”, nonché i contributi ad ANAC;
- cura gli atti contrattuali inerenti il patrimonio immobiliare ad eccezione di quelli relativi alle dismissioni;
- cura l’attività amministrativa di supporto degli organi statutari.

SETTORE AMMINISTRAZIONE

Ufficio Bilancio e Ragioneria
Area contabilità e bilancio
• provvede alla rilevazione fatture e conseguente tenuta dei registri ed osservanza delle disposizioni in materia di dichiarazioni controlli periodici contabili, scritture integrative, rettificative e di assestamento delle attività di supporti amministrative inerenti le attività del Settore;
• cura la predisposizione del bilancio consuntivo e degli adempimenti conseguenti quali i controlli contabili , il calcolo delle imposte , la gestione libro cespiti; 
• elabora i bilanci di previsione annuali e strategici triennali;
• provvede alla attività di documentazione e rendicontazione riferita alla osservanza degli adempimenti connessi alle Direttive PAT, Rendicontazione attività ai comuni, rendicontazione PAT.;
• cura i rapporti con la Società di Revisione e Collegio Sindacale (quest’ultimo per quanto di propria competenza).
Area contabilità utenza
• cura la gestione dell’emissione dei canoni, delle fatture emesse, la rilevazione morosità ed i controlli connessi con relative attività di rettificazione, conguaglio. Gestisce inoltre il flusso dei dati derivanti dall'interfaccia REF Utenza;
• effettua il controllo e la gestione della morosità;
• provvede alla gestione dei piani di rientro attraverso:

Ufficio Controllo Gestione e Amministrazione
Area tesoreria e cassa economale
• provvede, sul lato del ciclo passivo, al pagamento,  gestione e contabilizzazione dei pagamenti della società ivi compreso il servizio di cassa economale;
• per quanto attiene al ciclo attivo, gestisce gli incassi “non utenza”, predispone le relative registrazioni e prime note contabili;
• effettua il controllo dei flussi finanziari, incassi e pagamenti, aggiornando costantemente il documento denominato “cashflow”;
• cura la gestione delle fideiussioni e delle garanzie prestate da terzi;
• sovraintende al monitoraggio contabile dell’attività di investimento (cantieri);
• effettua l’aggiornamento della rete telefonia fissa e mobile (in collaborazione con il ITC). Programma il rinnovamento delle attrezzature degli uffici mediante sostituzione di beni obsoleti con attivazione di contratti, anche di noleggio, attingendo alla convenzione Consip/ Mepat. Provvede all’eliminazione della attrezzatura fuori uso, permuta o rottamazione beni mobili inservibili, aggiornando successivamente il libro inventari;
• collabora con l’Ufficio bilancio e ragioneria alla elaborazione delle scritture contabili e controlli per la predisposizione del bilancio di esercizio.
Area controllo di gestione
• predispone i budget di spesa della dirigenza, il preventivo economico patrimoniale e relativi aggiornamenti, ne monitora l’andamento e predispone le eventuali modifiche da approvare in CdA; 
• cura i rapporti con il tesoriere e le Banche diverse con le quali sono intrattenuti diversi rapporti; predispone gli atti dovuti nei confronti degli obbligazionisti; 
• elabora la documentazione riferita alla osservanza degli adempimenti connessi alle Rendicontazione PAT, alle rendicontazione P.O. e alle spese di manutenzione.
Area personale
• cura la gestione contabile, amministrativa, fiscale e previdenziale, in collaborazione con il consulente esterno, del personale dipendente della società e messo a disposizione dalla PAT (per quanto non elaborato dalla PAT);
• gestisce gli adempimenti per la retribuzione variabile del personale dipendente e messo a disposizione ivi compresa la predisposizione degli accordi per l'attribuzione degli emolumenti variabili;
• predispone ed attua la verifica contabile delle scritture relative al personale ed i pagamenti relativi;
• assicura la tenuta ed aggiornamento periodico dei fascicoli del personale inerenti lo stato di servizio dei dipendenti della Società;
Area gestione e ripartizione spese condominiali
• si occupa dell’organizzazione, del disciplinamento e dei contratti della fornitura dei servizi condominiali, di energia elettrica, acqua, pulizia e verde, monitorandone i consumi  e predisponendo le liquidazioni per i relativi pagamenti ai fornitori;
• cura la copertura a preventivo dei costi di gestione dei servizi condominiali mediante la determinazione dei preventivi di spese reversibili e dei relativi acconti mensili in base alle proiezioni delle variazioni dei costi del combustibili, energia ed eventuali nuovi servizi;
• calcola le quote in acconto dei nuovi edifici;
• crea le tabelle millesimali per l’imputazione delle spese reversibili ed i relativi centri di costo;
• aggiorna la gestione degli impianti con l’inserimento dei nuovi edifici e l’esclusione degli stabili costituiti in condominio
• cura l’imputazione, la ripartizione e la rendicontazione dei consumi e delle spese inerenti i servizi prestati agli utenti degli edifici in gestione dell’Istituto (riscaldamento, ascensore, acqua calda, acqua fredda, forza motrice, illuminazione parti comuni, pulizie, cura del verde, lavori di manutenzione in addebito, quote derivanti da condomini/supercondomini e quant’altro);
• effettua il controllo di gestione sui costi imputati in sede di rendiconto derivanti da altri Settori (gestione calore, gestione ascensori, lavori di manutenzione in addebito, gestione dei condomini);
• predispone annualmente il rendiconto dell’esercizio riferito al periodo 01/07aa-30/06/aa, con la relativa stampa, invio, e fatturazione dello stesso. Fornisce nel corso di tutto l’anno spiegazioni e chiarimenti agli utenti e a soggetti terzi degli importi addebitati.

Ufficio ICT 
• è responsabile del Sistema Informativo e delle Telecomunicazioni (Information and Communications Technology) della Società per quanto riguarda le rispettive infrastrutture hardware, centralizzate e distribuite, il software in uso e gli eventuali servizi esterni di supporto;
• garantisce il regolare funzionamento tramite manutenzione ordinaria e straordinaria su guasto non programmabile/differibile, anche tramite appositi contratti di assistenza e supporto di terze parti, nonché la sua evoluzione e continuo adeguamento agli standard di mercato;
• recepisce le richieste di risorse ICT delle Strutture avviando, se necessario, le opportune procedure per l'acquisizione di materiali e servizi tramite la competente Struttura incaricata degli approvvigionamenti per quanto riguarda gli aspetti amministrativi e normativi;
• assicura supporto organizzativo, di analisi e di consulenza alle Strutture per la scelta, l'implementazione e l'uso di soluzioni informatiche di terze parti. Collabora e fornisce il necessario supporto per lo studio, la verifica del funzionamento, l'implementazione e l'aggiornamento di procedure all'interno del Sistema informativo della Società, ivi comprese quelle realizzate in proprio per ulteriori estrazioni ed elaborazioni, anche a fini statistici, periodiche o estemporanee;
• provvede a fornire supporto ed assistenza in generale alle Strutture della Società per l'utilizzo delle risorse del sistema informativo, sia hardware che software, principalmente tramite un apposito servizio di helpdesk, email dedicata o telefonico;
• collabora, per quanto riguarda la gestione del Sistema Informativo, alle attività di audit periodici quali, per esempio, la certificazione del Bilancio o la certificazione del sistema della Qualità;
• segue, studia, programma l'implementazione e cura successivamente l'osservanza di tutti gli adeguamenti hardware e software del Sistema e del suo utilizzo per il rispetto delle normative di legge in vigore, sulla base delle indicazioni fornite dalla competente Struttura incaricata di interpretare e recepire le normative pertinenti la Società, come, per esempio la revisione annuale del documento programmatico per la sicurezza, la revisione annuale degli incaricati al trattamento dei dati e relativa profilazione delle funzioni, le revisioni periodiche del Disciplinare interno per l'uso delle attrezzature e servizi, nonché eventuali altri audit e controlli se richiesti.

SETTORE GESTIONE CASA E IMMOBILIARE

Ufficio Vivibilità e Anagrafe
• gestisce l’attività di sportello dell’Utenza; 
• provvede alla verifica annuale dei requisiti dell’utenza per la permanenza negli alloggi e per il calcolo del canone sostenibile, effettuando anche il calcolo dell’ICEF per la politica provinciale della casa;
• provvede al calcolo ed aggiornamento dei canoni di locazione per l’Utenza;
• cura l'anagrafe dell'utenza e il suo aggiornamento informatico. Gestisce le autorizzazioni all'ospitalità di persone non comprese nel nucleo familiare conduttore dell’alloggio. Gestisce inoltre l’inserimento di nuovi componenti nel nucleo familiare. Verifica la sussistenza dei requisiti in ordine al subentro nei contratti di locazione e cura le comunicazioni conseguenti agli enti competenti; 
• effettua il controllo dei dati e delle dichiarazioni forniti dall'utenza adottando, in caso di dichiarazioni non veritiere, gli atti e le comunicazioni conseguenti;
• vigila sul rispetto del Regolamento delle Affittanze e di particolari prescrizioni stabilite dalla vigente normativa, al fine di favorire e preservare la vivibilità;
• monitora le problematiche di carattere sociale relative all'utenza più disagiata;
• gestisce il contratto di servizio per il supporto socio-relazionale all'utenza ITEA; 
•provvede a fornire assistenza agli Ufficiali giudiziari nelle operazioni di recupero coattivo o di sfratto. Cura la consegna degli alloggi di risulta agli utenti e lo sgombero degli alloggi recuperati ingombri di mobili;
• controlla l’accesso dell’utenza agli sportelli e agli uffici negli orari di apertura al pubblico e gestisce il centralino telefonico della Società;
• cura l’attività di segreteria della Commissione Sociale;  e le successive comunicazioni.

Ufficio Patrimonio
• cura, gestisce e aggiorna i dati relativi al patrimonio immobiliare compresa;
• provvede alla gestione e all’aggiornamento dell’archivio;
• cura la gestione degli impianti di elevazione tramite controlli e verifiche tecniche degli stessi nell’ambito del Servizio Ascensori, in un’ottica volta a garantire la sicurezza ed il servizio all’utenza. Gestisce gli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria sugli impianti di elevazione e la contabilità del contratto Servizio Ascensori, rilascia l’autorizzazione ai relativi subappalti ed effettua il controllo della regolarità contributiva e retributiva del soggetto fornitore. Gestisce la fase di passaggio di consegne degli impianti in caso di nuovo gestore, effettuando le necessarie verifiche in contradditorio. Svolge il ruolo di Responsabile Unico del Procedimento (RUP) per il contratto Servizio Ascensori.
• nell’ambito della gestione e manutenzione del patrimonio cura la stesura e l’aggiornamento dei documenti inerenti la sicurezza degli immobili di cui al D.Lgs. 81/2008, ivi compresi gli adempimenti relativi all’individuazione dei professionisti incaricati della sicurezza e la gestione dei rapporti contrattuali (DUVRI – PSC); nonché; 
• gestisce l’affidamento di incarichi professionali relativi a pratiche catastali, tavolari, antincendio, collaudo del servizio ascensori, altri incarichi tecnici o inerenti la sicurezza;
• cura la gestione del “flusso delle chiavi” degli alloggi di risulta. 
• cura la redazione delle stime degli alloggi di proprietà e in gestione per l’aggiornamento dei canoni oggettivi e verifica la conformità catastale/urbanistica a seguito di lavori sugli alloggi di risulta;
• cura l’attività di stima delle unità immobiliari da cedere o permutare nell’ambito della razionalizzazione del patrimonio societario; svolge attività di consulenza tecnica di parte (CTU) nell’ambito di questioni tecniche;
• istruisce le pratiche inerenti l’acquisizione, l’iscrizione, la modifica o la cancellazione di servitù e altri diritti reali inerenti il patrimonio societario; 

Ufficio Progetti Speciali e Gestioni Condominiali 
• valuta e coordina interventi sul patrimonio da attuare in forme di partenariato pubblico-privato. In particolare:
- esegue l’analisi della fattibilità giuridica e finanziaria di interventi di efficientamento energetico di edifici esistenti ovvero di interventi di nuova costruzione attraverso forme di partenariato pubblico-privato;
- coordina l’istruttoria per la predisposizione della documentazione da porre a base di gara, sulla base delle analisi energetiche del patrimonio immobiliare e dei costi degli interventi migliorativi forniti dal Settore competente, verifica la sostenibilità dei piani economico-finanziari prima dell’affidamento e durante l’esecuzione del contratto.
- valuta le modalità di compartecipazione agli investimenti da parte dei beneficiari privati proprietari ed inquilini e delle modalità di accesso ad eventuali finanziamenti. 
- acquisisce il formale consenso in assemblea dei privati proprietari presenti negli edifici oggetto di riqualificazione;
• cura la gestione delle polizze assicurative stipulate da ITEA S.p.A. in collaborazione con il broker assicurativo e provvede alla liquidazione dei relativi premi. Provvede alla denuncia e alla definizione dei sinistri, in collaborazione con il broker assicurativo e i Settori Tecnico e Finanziario;
• attua le procedure e le attività contabili finalizzate alla costituzione di condomini gestiti esternamente. Cura l’aggiornamento e l’utilizzo dell’Elenco degli Amministratori accreditati per la gestione di condomini nei quali ITEA S.p.A. abbia quote di proprietà.
• rappresenta la Società partecipando ad assemblee condominiali, verifica i bilanci condominiali e provvede alla liquidazione delle quote di spese ordinarie e straordinarie di competenza della Società;
• gestisce l’attività di segreteria del Settore.

SETTORE TECNICO

Ufficio Supporto e progetti di manutenzione
Coordinamento e Supporto tecnico - amministrativo
• in stretto raccordo con il Dirigente di Settore e in collaborazione con gli altri uffici coordina e sovraintende la programmazione ed esecuzione degli interventi di manutenzione programmata e riqualificazione del patrimonio provvedendo alla redazione dei piani di manutenzione annuali e triennali, ivi compresa la pianificazione e la definizione dei criteri per la re immissione in circolo degli alloggi di risulta;
Manutenzione Programmata e altre attività tecniche
• provvede alla manutenzione programmata dei fabbricati e ne cura tutte le fasi procedurali ai fini della realizzazione delle relative opere ivi compreso il supporto tecnico agli altri Settori nei rapporti con i proprietari privati nonché la predisposizione degli atti per la ripartizione e liquidazione dei lavori;
• provvede all'espletamento delle attività di supporto amministrativo inerente le attività del Settore e connesse con l’esecuzione dei lavori o dei servizi di competenza; 
• provvede all’acquisto di apparecchiature, arredi e beni mobili;
• collabora anche alla progettazione ed esecuzione di opere di nuova costruzione e/o recupero del patrimonio edilizio esistente;

Ufficio Impianti Certificazioni e Sicurezza
• provvede ad assicurare le attività di Segreteria di competenza del Settore;
• nell’ambito delle opere di competenza generale del Settore cura le attività tecniche specialistiche relative ad impianti, strutture, certificazioni e sicurezza;
• può curare la direzione dei lavori di interventi/opere del Settore;
• provvede alla redazione e al mantenimento degli attestati di prestazione energetica degli immobili e delle unità immobiliari;
• provvede a garantire il servizio energia degli immobili compresi tutti gli adempimenti connessi ai relativi contratti;
• cura tutte le attività relative ai lavori di manutenzione e riqualificazione degli impianti tecnologici;
• provvede alla predisposizione degli atti di rendicontazione e liquidazione dei lavori/servizi di competenza.

Ufficio Manutenzione Centro – Sud
• garantisce la manutenzione su guasto, la manutenzione ordinaria e la manutenzione straordinaria non programmabile/differibile di tutti gli immobili della zona di competenza, nonché a quota parte della manutenzione programmata;
• provvede alla gestione dei servizi relativi alle sedi della Società;
• cura la direzione dei lavori con la tenuta dei documenti contabili, l'effettuazione delle prove di laboratorio e la predisposizione degli atti propedeutici ai collaudi tecnico-amministrativi dei lavori di competenza e predisposizione degli atti necessari per la liquidazione dei lavori e per la ripartizione delle relative spese;
• collabora e fornisce il supporto per lo studio, la verifica del funzionamento, l’implementazione e l’aggiornamento delle procedure all’interno del Sistema informativo della Società.

Ufficio manutenzione Nord e Progetti di sviluppo
• garantisce la manutenzione su guasto, la manutenzione ordinaria e la manutenzione straordinaria non programmabile/differibile di tutti gli immobili della zona di competenza, nonché a quota parte della manutenzione programmata;
• provvede alla gestione dei servizi relativi alle sedi della Società;
• cura la direzione dei lavori con la tenuta dei documenti contabili, l'effettuazione delle prove di laboratorio e la predisposizione degli atti propedeutici ai collaudi tecnico-amministrativi dei lavori di competenza e predisposizione degli atti necessari per la liquidazione dei lavori e per la ripartizione delle relative spese;
• coordina la programmazione degli interventi di realizzazione del patrimonio edilizio della Società anche avvalendosi anche del supporto degli altri uffici;
• cura l’alta sorveglianza relativamente all’acquisizione di immobili in corso di costruzione;
• provvede alla progettazione ed esecuzione di tutti gli interventi di nuova costruzione e/o recupero del patrimonio edilizio esistente.